Det lærer du
Du kan selv samle 8 (eller flere) Excel-filer fra en mappe til én tabel ved hjælp af Power Query - og opdatere den med ét klik næste måned.
Forudsætninger
Inden du går i gang, skal du have:
- Excel 2016 eller nyere (Power Query er bygget ind - du behøver ikke installere noget)
- En mappe på din computer der kun indeholder de filer der skal kombineres. Brug eventuelt øvelsesmappen
exercises/butiksdata/fraopgave.xlsxtil at øve dig - Filerne skal have samme kolonnestruktur (samme overskrifter, samme rækkefølge)
Tip
Lav en separat "indlæs"-mappe på din computer - fx C:\Salg\Indlaes\. Læg kun de filer der skal samles, der. Så slipper du for at Power Query også henter andet.
Trin 1 - Start importen fra mappe
- Åbn en ny, tom Excel-projektmappe
- Gå til Data-fanen
- Klik på Hent data → Fra fil → Fra mappe
- Klik Gennemse og vælg din mappe (fx
C:\Salg\Indlaes\) - Klik OK
Du ser nu en liste over alle filerne i mappen. Det er din "filoversigt" - endnu ikke selve dataene.
Trin 2 - Kombinér filerne
I bunden af dialogen klikker du på pilen ved siden af Kombiner, og vælger:
Kombiner og indlæs
Excel spørger nu hvilken fane den skal hente fra hver fil. Hvis alle dine butiksfiler har data på Sheet1 (eller Ark1), markerer du den og klikker OK.
Vent 2-5 sekunder. Excel åbner en ny tabel hvor alle 8 filer er samlet under hinanden - med en ekstra kolonne Source.Name der viser hvilken fil hver række kom fra.
Det er det. Du har lige sparet 33 minutter.
Trin 3 - Sæt det op til næste måned
Det her er den vigtige del. Du skal ikke gøre Trin 1 og 2 igen næste måned.
Næste måned gør du følgende:
- Læg de nye butiksfiler i samme mappe (
C:\Salg\Indlaes\) - Slet eller flyt de gamle filer ud (vigtigt - ellers kommer de med igen)
- Åbn din samlefil
- Højreklik på din kombinerede tabel → Opdater
Det tager 2 minutter. Hver måned. For altid.
De 3 typiske fejl - og hvad du gør
Her er fejlene Marianne fra Modul 1 stødte på, da hun lavede det første gang:
Fejl 1: "Kolonnen 'Beløb' er nu 'Beloeb' i én af filerne." Power Query opdager ikke at det er samme kolonne. Løs det ved at rette overskriften i kildefilen, og opdatér.
Fejl 2: "Min mappe indeholder også en ~$Butik_Aarhus.xlsx."
Det er en midlertidig låsefil Excel laver når en fil er åben. Luk filen, og opdatér igen - så forsvinder den.
Fejl 3: "Mit ark hedder ikke Sheet1 men Salgsdata."
Hvis fane-navnet er forskelligt mellem filerne, fejler kombinationen. Sørg for at alle filer bruger samme fane-navn - eller bed afsenderne om det.
Næste skridt
I Modul 3 prøver du selv det hele med øvelsesfilerne fra opgave.xlsx, og du simulerer hvordan næste måned kommer til at se ud.