Problemet med de mange Excel-filer

Det lærer du

Hvorfor det er en dårlig idé at kopiere månedlige Excel-filer sammen i hånden - og hvad det reelt koster dig.

Mød Marianne

Marianne er økonomiassistent hos en dansk kæde med 8 butikker. Den første hverdag i hver måned får hun en mail med 8 Excel-filer i vedhæftet:

Butik_Aarhus.xlsx
Butik_Odense.xlsx
Butik_Aalborg.xlsx
… og så videre.

Hver fil har samme struktur - datoer, varenumre, beløb i DKK - men de skal samles til én rapport, før hun kan lave sin månedsanalyse.

Så hun gør det hun har gjort i to år: åbner fil nr. 1, kopierer rækkerne, indsætter dem i en samlefil, åbner fil nr. 2, kopierer, indsætter… Otte gange.

Når hun er færdig, er der gået 35 minutter. Og hun har endnu ikke kigget på et eneste tal.

Hvorfor det er et problem

Det første problem er tiden. 35 minutter × 12 måneder = 7 arbejdsdage om året. Bare på at flytte data fra fil til fil.

Det andet problem - og det værre - er fejlene. Hver gang du kopierer manuelt, er der risiko for at:

en række bliver glemt
to filer bliver indsat i samme område
en filtrering glemmes og kun halvdelen kommer med
en kolonne forskydes fordi en butik har tilføjet en ekstra kolonne

Marianne har fanget den slags fejl i sin egen rapport flere gange. De gange hun ikke fanger dem, ender forkerte tal hos chefen.

Det tredje problem er det den slags arbejde gør ved hjernen. 35 minutters monoton kopiering kl. 8 om morgenen er ikke en god start på en analyse-dag.

Hvad er der galt med Marianne's nuværende metode?

Lad os være præcise. Det er ikke at hun bruger Excel der er problemet - Excel er det rigtige værktøj. Problemet er at hun bruger Excel som om det var papir: kopiér, indsæt, kopiér, indsæt.

Excel kan faktisk hente filer fra en mappe og samle dem automatisk. Men den funktion ligger ikke der hvor man kigger først (Hjem-fanen), så de fleste opdager den aldrig.

Tip

Hvis du selv genkender Marianne's mønster - uanset om det er 8 butiksfiler, 12 afdelingsregnskaber eller 5 ugentlige eksporter fra et CRM - så er det her kursus designet præcis til dig.

Hvad du IKKE skal gøre

Inden vi går i gang i Modul 2, vil jeg lige slå én ting fast:

Du skal ikke lære at programmere
Du skal ikke lære VBA eller makroer
Du skal ikke købe et nyt program

Løsningen er allerede i din Excel - også i Excel 2016 og nyere. Det er bare et andet sted, end du har kigget.

Næste skridt

I Modul 2 åbner vi Excel og bruger 10 minutter på at samle 8 filer på 2 minutter - én gang for alle. Hav gerne Excel åben, så du kan klikke med.